Shadow IT : Comprendre ce Phénomène Invisible mais Crucial
Le Shadow IT, un terme qui désigne l’utilisation de logiciels, de matériels ou de services informatiques non approuvés par le service informatique d’une organisation, est un phénomène croissant dans les entreprises.
Il est essentiel de briser le silence qui l’entoure pour mieux le comprendre et le gérer.
Les motivations des employés à recourir à ces solutions alternatives sont multiples. Souvent, ils cherchent des outils plus performants, rapides et adaptés à leurs besoins, face à une certaine rigidité ou lenteur des services informatiques.
Parfois, la frustration face aux restrictions et la recherche de solutions plus simples les incitent à contourner les procédures établies.
Il est important de noter que le Shadow IT n’est pas nécessairement malveillant. Il peut s’agir d’une réponse pragmatique à un manque d’adaptation organisationnelle ou à l’absence d’alternatives proposées par l’entreprise.
Cependant, malgré ces motivations compréhensibles, le Shadow IT représente des risques importants pour la sécurité et la conformité des données.
L’utilisation de solutions non approuvées peut créer des failles de sécurité, exposer l’entreprise à des cyberattaques, et entraîner des violations de conformité, notamment en matière de protection des données sensibles.
1. Communication ouverte et transparente
Face à ces enjeux, il est crucial d’engager un dialogue ouvert et transparent sur le Shadow IT au sein de l’organisation. La première étape consiste à briser le silence et à reconnaître l’existence du phénomène. Il est primordial de créer un climat de confiance où les employés se sentent libres de signaler l’utilisation de solutions non approuvées sans crainte de sanctions.
Sanctionner les employés n’est pas une solution viable. Cette approche punitive est contre-productive, car elle risque de renforcer la culture du secret et de pousser les employés à dissimuler davantage leurs pratiques. Au lieu de cela, il est préférable d’adopter une approche de gestion des risques, en encourageant les employés à signaler l’utilisation de solutions de Shadow IT et en les impliquant dans la recherche de solutions alternatives.
Pour faciliter la communication, l’entreprise peut mettre en place des canaux de communication dédiés. Il peut s’agir de plateformes collaboratives, d’enquêtes, de boîtes à idées ou de groupes de travail dédiés au Shadow IT. L’objectif est de permettre aux employés de s’exprimer librement sur leurs besoins, de partager leurs expériences, et de proposer des solutions pour améliorer la situation.
2. Intégration dans la stratégie informatique
Une fois la communication établie et une meilleure compréhension du phénomène acquise, il est possible d’envisager l’intégration du Shadow IT dans la stratégie informatique de l’entreprise. Cette étape nécessite une analyse approfondie des solutions de Shadow IT utilisées. L’entreprise doit identifier les solutions qui peuvent être bénéfiques pour l’organisation, notamment en termes d’innovation et de gain de productivité.
Des processus d’évaluation des risques doivent être mis en place pour chaque solution identifiée. L’entreprise peut utiliser des outils d’analyse de risques, tels qu’Octave (Operationally Critical Threat, Asset, and Vulnerability Evaluation) ou encore le NIST Risk Management Framework, pour évaluer le niveau de risque associé à chaque solution en fonction de critères tels que la sécurité, la conformité, la fiabilité, la performance, etc.
Les solutions à faible risque peuvent être intégrées dans l’environnement informatique de l’entreprise en les officialisant et en les sécurisant. Cela peut impliquer la mise à jour des logiciels, l’intégration aux systèmes existants, la mise en place de mesures de sécurité, la formation des utilisateurs, etc.
Pour les solutions à haut risque, l’entreprise doit proposer des alternatives sécurisées et approuvées afin de répondre aux besoins des employés tout en garantissant la sécurité et la conformité des données. Il est important de communiquer clairement sur les raisons du choix de ces alternatives et de s’assurer qu’elles répondent aux attentes des utilisateurs.
3. Gouvernance collaborative
L’intégration du Shadow IT dans la stratégie informatique nécessite la mise en place d’une gouvernance collaborative. L’entreprise doit définir une politique claire et transparente concernant l’utilisation des technologies de l’information. Cette politique doit être élaborée en collaboration avec les employés afin de garantir qu’elle soit comprise et acceptée par tous. Elle doit définir les règles d’utilisation des solutions informatiques par exemple les niveaux d’autorisation ou les responsabilités de chacun.
Un modèle de gouvernance collaborative doit être mis en place, où la responsabilité de la sécurité des données est partagée entre le service informatique et les utilisateurs. Les employés doivent être sensibilisés aux enjeux de la sécurité informatique et encouragés à adopter des comportements responsables.
Enfin, l’entreprise doit mettre en place des mécanismes de contrôle et de suivi pour garantir la sécurité et la conformité des solutions intégrées. Ces mécanismes peuvent inclure des audits réguliers, des analyses de risques, des tests de sécurité, des formations, etc.
Conclusion
En adoptant une approche proactive et en brisant le silence sur le Shadow IT, les entreprises peuvent transformer ce phénomène en une opportunité. L’intégration du Shadow IT dans la stratégie informatique, de manière sécurisée et contrôlée, permet d’améliorer la sécurité et la conformité, de réduire les coûts liés à la gestion du Shadow IT, de stimuler l’innovation en exploitant le potentiel créatif des employés, et de renforcer la confiance entre les employés et le service informatique.